电子邮件软体

电子邮件发送时，它不会直接寄到个人的电脑，而是寄到为使用者提供特定电子邮件服务的线上邮件伺服器。如果你使用的是可以处理电子邮件的软体，例如微软的 Outlook，该软体将透过网际网路登入邮件伺服器以寻找新邮件，并将任何新邮件的副本下载到你的电脑。

现在，很多人使用的是网路邮件（webmail）而不是软体客户端（client），他们透过浏览器存取他们的邮件伺服器。网路邮件程式于1995年首次被展示，它提供了能够在可以存取网际网路和全球资讯网的浏览器的任何地方发送、接受和阅读邮件的便利性。当今流行的网络邮件提供者包括谷歌的 Gmail、微软的 Hotmail 和雅虎的 Yahoo!mail。

对于同时阅览网路邮件和一般邮件的使用者，有两种主要现代协定以从邮件伺服器获取讯息：邮件协定（Post Office Protocol, POP）和网际网路讯息存取协定（Internet Message Access Protocol, IMAP）。POP 是相对简单的系统，像邮局一样运作：连线到伺服器，检查并下载新邮件，删除旧邮件，然后断开连线。IMAP 提供了更复杂的过程，连线到伺服器的时间更长，并允许不同电脑上的多个客户端连线到中央伺服器邮箱，并同步它们之间的讯息状态。它实际上允许从远端管理伺服器上的电子邮件邮箱，而不仅仅是下载和发送讯息。

鉴于现在世界各地发送和接收电子邮件数量庞大——即使已排除电子邮件服务提供商过滤掉大量垃圾邮件——收件匣管理是许多现代信件商业服务的一项重要卖点。管理电子邮件的常用技术，从「收件箱归零」（不允许邮件留在收件箱中）到「批次处理」（留出时间来处理大量相同模式的电子邮件），世上最常用的沟通方式是一门简单而不断变化的艺术。